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Qual a importância da Informação da sua Empresa?

26/10/2015 Qual a importância da Informação da sua  Empresa?
Porque salvar seus arquivos fiscais?
 

OBRIGATORIEDADE DO ARMAZENAMENTO DOS ARQUIVOS DIGITAIS XML

 
Alguns desconhecem ou não sabem como proceder diante da obrigatoriedade do armazenamento dos arquivos assinados digitalmente denominados “XML”, referentes às Notas Fiscais Eletrônicas, Manifestos Eletrônicos, Conhecimentos Eletrônicos, Notas Fiscais de Consumidor Final.. etc todos os arquivos assinados digitalmente, conforme dispõe a cláusula Décima do Ajuste SINIEF 07/2005, já com Nova redação dada ao caput da cláusula décima pelo Ajuste SINIEF 08/2010:
 
“O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
 
§ “1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e”.
A cláusula sétima, parágrafo sétimo, é mais enfática quanto à obrigatoriedade:
 
“§ 7º Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso:
 
I – ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
“II – ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente”.
 

Mas o que é este tal de “arquivo XML”?

É a extensão do arquivo digital das notas fiscais eletrônicas e outros documentos digitais, assim como no pacote OFFICE da Microsoft, na planilha eletrônica do EXCELL, tem a extensão “.XLS” ou no WORD, extensão “.DOC”.

Portanto, a NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.

Importante destacar que foi com o Ajuste SINIEF 11 de 26/09/2008 que houve maior clareza quanto à obrigatoriedade de o emitente da NF-e disponibilizar o arquivo XML da NF-e para o destinatário.

Maiores detalhes serão encontrados no novo portal da NFe: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx

É ainda importante destacar que a falta de armazenamento destes arquivos XML irão gerar multas financeiras tanto para o escritório de contabilidade quanto para o contribuinte direto.

Ressalta-se ainda que os escritórios contábeis não poderão efetuar a escrituração contábil a partir do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e, permitindo assim a consulta às suas informações na Internet e acompanhar a mercadoria em trânsito).

A validação consiste em verificar se o arquivo XML é realmente válido, se há autoria (assinatura digital certificada) e integridade dos arquivos assinados digitalmente. Ou seja: se o arquivo XML realmente pertence ao emissor e se é autorizado pela Receita Federal ou Estadual.
 
RESUMO: Em síntese, eis as empresas que são obrigadas a emitirem a NFe e armazenarem os arquivos XML pelo prazo mínimo de cinco anos (NPF 095/2009).

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